Relance d’un email de prospection : combien, quand, et quoi écrire
Un silence n’est pas un refus : souvent, le premier message a simplement été manqué. Une ou deux relances, chacune avec un élément nouveau, puis on s’arrête. Méthode et exemples.
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Pourquoi relancer
Un premier message sans réponse n’est pas un refus. La personne était sur un chantier, en rendez-vous, en congé ; elle a lu l’objet entre deux appels et s’est promis d’y revenir. Une relance lui redonne l’occasion de répondre. C’est souvent elle qui déclenche la conversation.
Mais une relance n’est utile que si elle ajoute quelque chose. « Je me permets de revenir vers vous » seul ne dit rien de nouveau : il rappelle simplement que vous attendez. Chaque relance doit donner une raison de plus de répondre, ou une manière plus simple de le faire.
Combien de relances
Une ou deux. Au-delà, vous gênez plus que vous ne convainquez, et le risque de plainte augmente : un destinataire agacé clique sur « spam » plutôt que de répondre. Une séquence de prospection raisonnable compte donc deux ou trois messages au total, le premier compris.
Si personne ne répond après la dernière relance, la séquence s’arrête. Vous pourrez revenir des mois plus tard avec un vrai motif nouveau, pas en relançant indéfiniment le même sujet.
Quel espacement
Laissez plusieurs jours ouvrés entre le premier message et la première relance, puis un peu plus avant la seconde. Par exemple, une relance après trois à cinq jours ouvrés, puis une autre une semaine plus tard. Ce sont des ordres de grandeur, pas une règle : adaptez-les au rythme du métier visé.
Un restaurateur en pleine saison, un expert-comptable en période fiscale, un artisan en fin de chantier : chacun a ses semaines chargées. Évitez le week-end et les heures de nuit, qui signalent un envoi automatique. Visez les heures de travail du destinataire. Les pages prospecter les restaurants et prospecter les experts-comptables donnent le calendrier propre à chaque métier.
Ce que chaque message doit apporter
| Message | Rôle | Ce qu’il ajoute |
|---|---|---|
| Premier message | Ouvrir la conversation | Un fait vrai sur l’entreprise, une proposition, une demande simple |
| Relance 1 | Rendre la réponse plus facile | Un élément nouveau : un cas concret, une précision, une question plus courte |
| Relance 2 (dernière) | Clore proprement | Une sortie claire, sans reproche, et la porte laissée ouverte |
Restez sur la même offre. Changer de sujet à chaque relance donne l’impression d’un catalogue qu’on fait défiler. Changez l’angle, pas la proposition.
Relancer dans le même fil
Envoyez la relance en réponse au premier message, dans le même fil. Le destinataire voit d’un coup d’œil le contexte, sans que vous ayez à le répéter. L’objet devient « Re : » suivi de l’objet initial, ce qui est honnête puisque c’est bien la suite du même échange.
La relance est plus courte que le premier message : deux à quatre phrases. Elle part de la même adresse, signée du même nom. Relancer depuis une autre adresse pour contourner un silence ressemble à une manœuvre, et en est une. Pour l’objet du premier message, voir le guide de l’objet d’un email de prospection.
Le dernier message
Le dernier message annonce que vous n’écrirez plus. Il libère le destinataire, ce qui le rend souvent plus enclin à répondre, même pour dire non ou pour vous orienter vers quelqu’un d’autre. Il ne culpabilise pas : pas de « je suppose que ce n’est pas une priorité pour vous », pas de « sans nouvelles de votre part, je considère que… ».
Il peut proposer une alternative légère : transférer à la bonne personne, ou vous recontacter à une période plus calme. Puis il s’arrête vraiment.
Quand arrêter immédiatement
- Toute réponse humaine, positive ou négative : la séquence automatique s’arrête, la conversation continue à la main.
- Une demande de ne plus être contacté, quelle que soit sa forme : appliquez-la sans délai et inscrivez l’adresse dans votre liste d’opposition.
- Un rebond : l’adresse n’existe pas, inutile d’insister.
- Une réponse d’une autre personne de la même entreprise : arrêtez pour toute l’entreprise, identifiée par son SIREN.
- Un message d’absence : ne relancez pas pendant l’absence, décalez.
Le droit d’opposition s’applique dès qu’il est exprimé, même par une phrase maladroite. Voir les mentions obligatoires d’un email B2B.
Exemples de relances (fictifs)
Les exemples suivants sont fictifs : l’entreprise, les noms et la situation sont inventés pour l’illustration. Ils supposent un premier message proposant à un électricien un outil de devis.
Relance 1, exemple fictif :
« Bonjour Monsieur Garnier,
Une précision par rapport à mon message de mardi : l’outil reprend vos prix habituels, vous n’avez rien à ressaisir. Un électricien de Mâcon l’utilise pour ses devis de dépannage.
Voulez-vous que je vous montre un devis type, en dix minutes au téléphone ?
Claire Martin »
Relance 2, dernier message, exemple fictif :
« Bonjour Monsieur Garnier,
Je ne vous écrirai plus à ce sujet. Si les devis deviennent un sujet plus tard, il suffit de répondre à ce message. Et si quelqu’un d’autre s’en occupe chez vous, n’hésitez pas à me l’indiquer.
Bonne fin de semaine,
Claire Martin »
D’autres premiers messages complets sont dans cinq emails de prospection commentés. Avant d’envoyer, passez vos textes dans le vérificateur d’email de prospection.
Les erreurs les plus courantes
- « Avez-vous vu mon email ? » : la question met la personne en faute.
- Une relance plus longue que le premier message.
- Une pièce jointe ajoutée en relance pour « faire plus sérieux ».
- Une relance envoyée le lendemain, ou trois fois dans la semaine.
- Une séquence qui continue après une réponse, faute d’avoir relié la boîte de réception à l’outil d’envoi.
Les relances dans Mailbase
Mailbase envoie une à deux relances selon vos réglages, à vos horaires, et arrête la séquence à la première réponse ou au premier rebond. Les réponses arrivent dans une boîte de réponses qui les trie, pour que vous repreniez la main. Voir aussi la prospection dans Mailbase.