Mentions obligatoires d’un email de prospection B2B : la liste à cocher
Qui écrit, pourquoi, d’où vient l’adresse, comment dire non : ce qu’un email commercial entre professionnels doit contenir en France, les textes qui le demandent, et un pied de message prêt à adapter.
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Ce que couvre ce guide
Ce guide est une liste à cocher : ce qu’il faut mettre dans un email de prospection envoyé à un professionnel, en France. Il ne refait pas l’analyse générale de la prospection B2B au regard du RGPD, qui est dans cold email et RGPD en B2B. Il répond à une question pratique : quand j’écris mon message, qu’est-ce qui doit y figurer ?
Ce n’est pas un avis juridique. Les textes cités sont publics : la référence reste Légifrance pour la loi et le site de la CNIL pour son interprétation. En cas de doute sur un cas précis, consultez un juriste.
Les textes en jeu
- Article L34-5 du Code des postes et des communications électroniques : il encadre la prospection par email. Il interdit de dissimuler l’identité de la personne pour le compte de laquelle le message est envoyé, de mentionner un objet sans rapport avec la prestation proposée, et d’envoyer un message sans coordonnées valables permettant de demander, sans frais, que les envois cessent.
- Position de la CNIL pour le B2B : un professionnel peut recevoir un email de prospection sans avoir donné son consentement au préalable, si le message est en rapport avec sa profession. Il doit être informé de l’utilisation de son adresse et pouvoir s’y opposer simplement.
- Loi pour la confiance dans l’économie numérique, article 20 : une publicité doit être clairement identifiable comme telle, ainsi que la personne pour le compte de laquelle elle est faite.
- RGPD, articles 13 et 14 : la personne doit être informée du traitement de ses données. Quand les données n’ont pas été collectées auprès d’elle, l’article 14 prévoit que l’information est donnée au plus tard lors de la première communication, et qu’elle inclut la source des données.
- RGPD, article 21 : la personne peut s’opposer à tout moment à la prospection. Ce droit doit lui être présenté explicitement, au plus tard lors de la première communication, séparément de toute autre information.
La liste à cocher
- Qui écrit : votre nom, le nom de votre entreprise et une adresse de réponse qui fonctionne.
- La nature du message : on comprend dès la lecture qu’il s’agit d’une proposition commerciale.
- Un objet honnête, en rapport avec ce que vous proposez.
- Le lien avec la fonction du destinataire : le message concerne son activité professionnelle.
- L’origine des données : d’où vient l’adresse, et d’où vient l’entreprise dans votre liste.
- La raison de l’envoi : vous proposez telle prestation à des entreprises de son métier.
- Le droit d’opposition, présenté clairement et à part : comment ne plus recevoir de messages.
- Un moyen de s’opposer simple et gratuit : répondre « stop », ou un lien qui ne demande aucune connexion.
- Un renvoi vers l’information complète : responsable du traitement, finalité, base légale, durée de conservation, droits de la personne et droit de réclamation auprès de la CNIL.
- L’identification de votre entreprise : le Code de commerce (article R123-237) demande notamment le numéro SIREN sur les correspondances des entreprises immatriculées ; beaucoup le placent dans la signature.
Où placer chaque mention
| Mention | D’où vient l’exigence | Où la placer |
|---|---|---|
| Identité de l’expéditeur | L34-5 CPCE, article 20 LCEN | Signature |
| Nature commerciale | Article 20 LCEN | Corps du message, dès les premières lignes |
| Objet en rapport avec l’offre | L34-5 CPCE | Objet |
| Origine des données | Article 14 RGPD | Pied de message |
| Droit d’opposition | Article 21 RGPD, L34-5 CPCE | Pied de message, sur une ligne à part |
| Information complète | Articles 13 et 14 RGPD | Lien vers une page de confidentialité |
| SIREN et identité légale | Article R123-237 du Code de commerce | Signature |
Un pied de message type
Une pratique courante consiste à donner l’information en deux niveaux : l’essentiel dans le message, le détail sur une page de votre site. Voici un modèle à adapter. Les crochets sont à remplacer, et la source indiquée doit être la vraie.
« —
[Prénom Nom], [fonction], [Entreprise] ([forme juridique]), [adresse], SIREN [numéro]
Vous recevez ce message parce que votre entreprise figure au registre public des entreprises (SIRENE) et que votre adresse professionnelle est publiée sur votre site. Il concerne votre activité de [métier].
Pour ne plus recevoir de message de notre part, répondez simplement « stop ».
Vos données et vos droits : [adresse de la page de confidentialité] »
Le pied de message ne remplace pas un corps honnête. Si la première ligne du message prétend que vous vous connaissez, aucune mention en bas ne le rattrape.
Le droit d’opposition, en pratique
- Une réponse suffit : « stop », « non merci », « ne m’écrivez plus ». Pas de formulaire, pas de compte, pas de justification.
- Appliquez le refus sans délai : la relance prévue ne part pas.
- Inscrivez l’adresse dans une liste d’opposition, et conservez-la : c’est elle qui empêche de réécrire à la personne depuis une autre campagne.
- Pensez à l’entreprise entière quand la demande le dit : « ne contactez plus notre société » s’applique à tous ses contacts.
Pour les envois en volume, les grandes messageries demandent aussi un désabonnement en un clic dans les en-têtes du message. Ce n’est pas une mention légale, mais cela compte pour la délivrabilité.
Ce qu’un bon pied de message ne rend pas légal
- Écrire à l’adresse personnelle d’un particulier : hors B2B, le consentement préalable est la règle.
- Utiliser une adresse sans lien avec la fonction de la personne.
- Proposer quelque chose sans rapport avec son activité professionnelle.
- Cacher qui écrit, ou envoyer pour le compte d’un tiers sans le nommer.
- Continuer à écrire après une opposition.
Garder la trace
Notez, pour chaque adresse, d’où elle vient et quand vous l’avez obtenue. Si quelqu’un vous demande comment vous avez eu son adresse, vous devez pouvoir répondre précisément. C’est plus simple quand l’adresse vient du site de l’entreprise : voir trouver l’email d’une entreprise.
Ne gardez pas les données d’un prospect indéfiniment. La CNIL indique, pour un prospect qui ne répond pas, une conservation de trois ans au plus à compter de la collecte ou du dernier contact venant de lui. La liste d’opposition, elle, se conserve pour pouvoir être appliquée.
Ce que fait Mailbase
Mailbase ne prend que des adresses publiées par l’entreprise sur son propre site, rappelle leur origine dans le message, et signe de votre nom. Il arrête la séquence à la première réponse et tient une liste de blocage par SIREN, domaine ou adresse. Vous restez responsable du contenu que vous validez. Voir la prospection dans Mailbase et le logiciel de prospection.