Trouver le dirigeant d’une entreprise : registres, mentions légales et limites légales
Le nom d’un dirigeant est une information publique pour les sociétés. Où la trouver, comment la recouper, et ce qu’il est légal d’en faire pour une prospection.
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Pourquoi connaître le dirigeant avant d’écrire
Dans une très petite entreprise, le dirigeant est presque toujours celui qui décide d’un achat. Lui écrire par son nom, sur un sujet qui concerne son activité, change la lecture du message : on ne répond pas de la même façon à « Bonjour Madame, Monsieur » et à « Bonjour Franck ». Dans une PME plus grande, le dirigeant n’est pas toujours le bon interlocuteur, mais il reste le point de départ pour retrouver la personne qui porte le sujet.
La bonne nouvelle est qu’en France, l’identité des dirigeants de sociétés est publique. La mauvaise est que « public » ne veut pas dire « sans règle » : ce que vous en faites reste encadré.
Les sources légitimes, de la plus directe à la plus lente
- L’API Recherche d’entreprises (api.gouv.fr). Gratuite et sans clé, elle renvoie pour chaque société les dirigeants déclarés, croisés avec le SIREN. C’est la voie la plus simple pour une liste.
- Le Registre national des entreprises (RNE), tenu par l’INPI. C’est le registre officiel dont proviennent ces dirigeants ; ses fiches indiquent les représentants légaux des sociétés.
- Les mentions légales du site de l’entreprise. Le directeur de la publication y est nommé et, pour une petite structure, c’est le plus souvent le dirigeant. C’est aussi la preuve que le site appartient bien à l’entreprise visée. Voir trouver l’email d’une entreprise.
- L’extrait d’immatriculation et les annonces légales (BODACC), pour confirmer un changement de dirigeant récent.
- Les sites qui agrègent ces données publiques, par exemple Pappers, pour lire une fiche d’entreprise complète.
Cas particuliers : entrepreneurs individuels et non-diffusibles
Un entrepreneur individuel (artisan, commerçant, profession libérale en nom propre) n’a pas de société à son nom : l’entreprise, c’est la personne. Son nom figure au répertoire, sauf s’il a demandé la non-diffusion de ses données. Dans ce cas il apparaît dans les statistiques mais pas avec son identité, et vous ne devez ni chercher à le retrouver par un autre moyen ni l’inclure dans votre liste.
Le registre des bénéficiaires effectifs, lui, n’est plus ouvert librement à tous : son accès est désormais encadré. Ne comptez pas dessus pour une prospection, et ne cherchez pas l’adresse personnelle d’un dirigeant : elle n’a aucun lien avec sa fonction et n’est pas ce que la règle autorise à utiliser.
Recouper pour ne pas écrire à la mauvaise personne
- Rattachez le nom au SIREN, jamais au seul nom commercial : deux entreprises peuvent s’appeler pareil.
- Vérifiez que le dirigeant du registre correspond au directeur de la publication du site, ou au contact nommé sur le site.
- Un dirigeant qui est aussi dirigeant de dix autres sociétés (holding, société de gestion) n’est pas forcément le bon contact opérationnel : regardez l’activité réelle.
- Datez votre extraction : les dirigeants changent, les entreprises se cèdent.
C’est le recoupement par le SIREN qui, dans notre run mesuré, a permis d’écarter cinq sites appartenant à d’autres sociétés (voir le run mesuré).
Ce qui est légal, ce qui ne l’est pas
Le nom d’un dirigeant est une donnée personnelle, même quand il est public. Vous pouvez l’utiliser pour une prospection B2B sous les mêmes conditions que n’importe quelle donnée de contact : le message concerne la fonction de la personne, elle est informée de l’origine de la donnée au plus tard dans le premier message, elle peut s’opposer simplement et vous respectez son refus. Une phrase comme « Votre nom figure au registre national des entreprises » suffit à informer.
Ce qui est hors cadre : deviner une adresse nominative à partir d’un schéma sans la vérifier, utiliser une adresse personnelle ou un numéro privé sans lien avec l’activité, contourner une non-diffusion, ou revendre vos extractions comme une base. Le cadre complet est dans cold email et RGPD en B2B. Ce n’est pas un avis juridique.
Ce que fait Mailbase
Mailbase croise le dirigeant renvoyé par le registre avec le nom lu dans les mentions légales du site, rattache l’ensemble au SIREN, et écarte un site dont les mentions légales citent un autre SIREN. Il écrit à une personne nommée, à une adresse publiée par l’entreprise et vérifiée, et rappelle l’origine de l’adresse dans le message. Voir le logiciel de prospection.